Excelをクラウド管理! Googleスプレッドシートのメリットと活用法

  • 2018年9月10日
  • 2019年5月28日
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表計算ソフトといえば、マイクロソフトのExcelが一般的ですが、ライセンス料金がかかるためPCにインストールしていない方もいるのではないでしょうか。

自分もリスティング広告の管理などで表計算ソフトを使用するのですが、最近はExcelよりも、Googleスプレッドシートを使用することが多いです。
インターネット環境さえあれば、どこでも編集でき、PCだけではなくスマートフォンやタブレットでも利用できるのでとても重宝しています。

今回はそんなGoogleスプレッドシートのメリット・デメリットと自分の活用例を紹介します。

Googleスプレッドシートとは

GoogleスプレッドシートはGoogleが開発した表計算ソフトです。Googleのアカウントを持っていれば誰でも使用でき、ライセンス料もかかりません。

関数や数式もExcelと同じように使用できます。グラフも制作できるので資料や請求書などもExcelとほとんど同じように作成できます。もちろん印刷も可能です。

また、Excelとも互換性があるので、Excelで作成したファイルをGoogleスプレッドシートへ読み込んだり、その逆でGoogleスプレッドシートで作成した表を、Excelファイルとして出力も可能です。

Googleスプレッドシートのメリット

Googleスプレッドシートを使用するメリットをまとめます。

Googleアカウントがあれば誰でも使用できる

一番のメリットは、Googleアカウントがあれば誰でも無料で使用できる点です。
また、フリーソフトと違い、Googleが開発している表計算ソフトというのはユーザーも安心して使用できるポイントです。

スマートフォンなど様々なデバイスで使用できる

PCだけではなく、スマートフォンやタブレットでもGoogleスプレッドシートを使用できます。iOSおよびAndroid用のアプリをダウンロードすることで使用ができます。

外出先での確認や、ちょっとした編集などができるので非常に便利です。また、Googleドライブ上に保存されているので、PCと同じファイルにアクセスできます。

シートの共有が容易にできる

Googleスプレッドシートは共有が簡単にできます。URLを知っている人に共有したり、特定のメールアドレスを登録することで、一部の人のみに共有することも可能です。

また、複数人で同時にアクセスできるので、複数人でシートを編集することが可能です。
共有の際には、観覧のみができる権限、編集及び観覧ができる権限を与えることができます。共同で作業する場合は編集権限を与え、クライアントさんなどへの共有の際は観覧権限の付与をするなど使い分けができます。

Googleスプレッドシートのデメリット

Googleスプレッドシートを使用するデメリットをまとめます。

オフライン環境での使用がイマイチ

オンライン環境では非常に便利なのですが、オフライン時にはシート同期ができません。
インターネット回線業者の不具合や、Googleのサーバーが万が一ダウンして、急にオフラインになった場合は同期ができないので内容が保存されないことがあります。

また、ブラウザがChrome場合「Google オフライン ドキュメント」の拡張機能を入れることで、オフラインでも編集ができますがオンラインに復帰するまで変更内容が保存されることはないので注意が必要です。

誰でも簡単にシートの共有ができてしまう

シート共有が簡単にできて非常に便利なのですが、編集権限のを持つユーザーなら誰でもシートの共有ができてしまいます。

シートを共有する際は、信用できるユーザーのみに共有するか、万が一に備え必要最低限の項目のみを共有するなど対策が必要です。

Excelファイルとして出力した場合に表示が崩れることがある

Excelとほぼ互換性があるので、同じような感覚で使用できるのですが、画像やグラフなどを使用したシートを、Excelのファイルとしてエクスポートした場合にレイアウトが崩れることがあります。なので、エクスポート後は必ずファイルを確認してください。

Googleスプレッドシートの活用例

自分がGoogleスプレッドシート活用例をご紹介します。

広告の予算や結果を確認する

自分の場合は各クライアントの予算や広告の結果を把握するために使用しています。
Google広告やスポンサードサーチからデータを引っ張ってきて、シートに貼り付けるだけで予算の管理が簡単にできます。

また、クライアントさんへの簡易的なレポートとしても使用できるので、非常に便利です。
最初は手間ですが、関数や条件付き書式を設定することで、結果が悪い項目などもピックアップできるので管理しやすいです。

商品購入管理表を作成

クライアントさんのシートは公開できないので、私的なシートを1つ公開します。

こちらは漫画の購入を管理するシートです。
自分は購入している漫画の数が多すぎて、すでに購入しているか、未購入なのかが全く把握できておらず、同じ巻を買ってしまうということが多々ありました。
なので、自分が把握するために購入管理表としてシートを作成します。

便利な点としてはスマートフォンでもシートを確認できるので、実際に本屋で未購入か確認できるのがいいです。
また、作品名を入れることで作者や出版社は自動的に入力されるように関数を設定しています。

まとめ

仕事はもちろん、プライベートでもGoogleスプレッドシートは有効的に使用できます。
近年では企業でも使用しているので、現在Excelで表計算をおこなっている方は、Googleスプレッドシートの使用を検討してみてはいかがでしょうか。

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